Formati MARC 21 concisi: Introduzione generale

I Formati MARC 21 concisi sono ufficialmente pubblicati in linea una volta all'anno (abitualmente in ottobre-dicembre). Vengono segnalati in rosso i cambiamenti portati all'edizione precedente.

I Formati MARC 21 costituiscono delle norme largamente diffuse per la rappresentazione e lo scambio di dati d'autorità, bibliografici, di classificazione, informazioni riguardanti la comunità e dati sui posseduti in una forma leggibile dalla macchina. Essi costituiscono una famiglia di cinque formati coordinati: Formato MARC 21 per dati d'autorità; Formato MARC 21 per dati bibliografici; Formato MARC 21 per dati di classificazione; Formato MARC 21 per informazioni riguardanti la comunità; Formato MARC 21 per dati di posseduti. Ognuno di questi formati viene pubblicato separatamente per fornire descrizioni di campi dettagliate, linee guida per l'applicazione della designazione del contenuto definito (con esempi) e l'identificazione di convenzioni da usare per assicurare uniformità all'inserimento dei dati. I Formati MARC 21 concisi forniscono, in una singola pubblicazione una guida di riferimento rapido alla designazione del contenuto definita in ogni formato MARC. Essi forniscono una descrizione concisa di ogni campo, ogni posizione di carattere degli elementi dei campi a lunghezza fissa e degli indicatori definiti nei campi di dati variabili. Le descrizioni dei codici di sottocampo e dei valori codificati vengono date soltanto quando le loro denominazioni non sono sufficientemente descrittive. Per ogni campo vengono inclusi degli esempi.

Le caratteristiche del formato MARC comuni a tutti i formati vengono descritte in questa introduzione generale. Informazioni specifiche soltanto a certi tipi di registrazioni sono date nell'introduzione al formato MARC di riferimento.

Una registrazione MARC è composta di tre elementi: la struttura della registrazione, la designazione del contenuto e il contenuto dei dati della registrazione. La struttura della registrazione costituisce la realizzazione della American National Standard for Information Interchange (ANSI/NISO Z39.2) e del suo equivalente ISO, l'ISO 2709. La designazione del contenuto - etichette, codici e convenzioni stabilite esplicitamente per identificare e caratterizzare ulteriormente gli elementi dei dati all'interno di una registrazione e per supportarne la manipolazione - è definita da ognuno dei formati MARC. Il contenuto degli elementi dei dati di una registrazione MARC viene in genere definito da standard che non fanno parte dei formati, come le International Standard Bibliographic Description (ISBD), Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd edition (AACR2), Library of Congress Subject Headings (LCSH), Holdings Statements Summary Level (ISO 10324), American National Standard for Serial Holdings Statements (ANSI/NISO Z39.44), Library of Congress Classification (LCC) o da altre regole catalografiche usate dall'organizzazione che crea una registrazione. Il contenuto di certi elementi di dati codificati (ad esempio, la Leader, i campi 007 e 008) viene definito dagli stessi formati MARC.

La struttura della registrazione MARC è costituita da tre componenti principali: la Leader, la Directory e i campi variabili. Le seguenti informazioni riassumono le componenti di una registrazione MARC. Maggiori dettagli sono forniti consultando le MARC 21 Specifications for Record Structure, Character Sets, and Exchange Media.

Contiene elementi di dati che forniscono informazioni sul trattamento della registrazione. Gli elementi di dati racchiudono numeri o valori codificati e vengono identificati secondo la posizione di carattere relativa. La Leader possiede una lunghezza fissa di 24 posizioni di carattere e costituisce il primo campo di ogni registrazione MARC.

Contiene una serie di elementi che contengono l'etichetta, la lunghezza e l'indirizzo d'inizio di ogni campo variabile di una registrazione. Ogni elemento comprende 12 posizioni di carattere. Gli elementi della Directory per i campi di controllo a lunghezza variabile appaiono per primi e sono organizzati secondo l'etichetta in ordine numerico crescente. Seguono gli elementi per i campi di dati variabili, organizzati in ordine ascendente secondo il primo carattere dell'etichetta. La sequenza dei dati forniti dei campi a lunghezza variabile di una registrazione non corrisponde necessariamente all'ordine degli elementi corrispondenti della Directory. Le etichette duplicate vengono distinte soltanto dalla posizione dei rispettivi campi nella registrazione. La Directory termina con un carattere finale di campo (ASCII 1E hex).

I dati in una registrazione MARC 21 sono organizzati in campi variabili, ognuno dei quali è identificato da un'etichetta di tre caratteri numerici che viene archiviata nell'elemento della Directory corrispondente al campo. Ogni campo termina con un carattere finale di campo. La registrazione MARC termina con un separatore di record (ASCII 1 D hex). Vi sono due tipi di campi variabili:

I campi etichettati 00X. I campi di controllo variabili sono strutturalmente diversi dai campi di dati variabili. Questi campi non contengono né indicatori di posizione né codici di sottocampo. Essi possono contenere o un solo elemento di dati o una serie di elementi di dati a lunghezza fissa identificati dalla loro posizione relativa di carattere.

Nei campi di dati variabili si utilizzano i seguenti due tipi di designazione del contenuto:

Le prime due posizioni di carattere all'inizio di ogni campo di dati variabili contengono dei valori che permettono d'interpretare o di completare i dati trovati nel campo. I valori degli indicatori vanno interpretati separatamente, vale a dire che è stato attribuito un valore ad ognuno degli indicatori. I valori degli indicatori possono essere rappresentati da caratteri alfabetici minuscoli o numerici. Uno spazio (ASCII 20 hex), rappresentato in questo documento con il simbolo "#" viene usato in una posizione d'indicatore non definita. In una posizione d'indicatore definita, a uno spazio può essere attribuito un significato, oppure può significare che non è fornita alcuna informazione.

Due caratteri che precedono ogni elemento di dati all'interno di un campo che richiede una manipolazione separata. Un codice di sottocampo consiste di un delimitatore (hex 1F), rappresentato in questo documento dal segno del dollaro ($), seguito da un identificatore di elementi di dati. Gli identificatori di elementi di dati possono essere rappresentati da caratteri alfabetici minuscoli o numerici. I codici di sottocampi sono definiti separatamente per ogni campo; tuttavia, dove possibile, viene preservata una certa similitudine di significato. I codici di sottocampi vengono definiti per scopi d'identificazione. L'ordine dei sottocampi è abitualmente specificato dagli standard previsti per il contenuto dei dati, come le regole di catalogazione.

Una registrazione MARC 21 può contenere dati che si presentano in alfabeti diversi. Un tipo d'alfabeto può essere considerato il tipo di scrittura principale del contenuto dei dati della registrazione, anche se altri tipi d'alfabeti sono impiegati per il contenuto dei dati. (Nota: ASCII viene impiegato per gli elementi strutturali della registrazione; la maggior parte dei dati codificati sono ugualmente codificati secondo la sequenza dei caratteri ASCII). Dei modelli di dati in diversi alfabeti sono descritti nelle sezioni "Registrazioni in diversi alfabeti", disponibili alla fine di ogni formato.

In teoria, tutti i campi e sottocampi possono essere ripetuti; tuttavia, succede di frequente che la natura dei dati ne precluda la ripetizione. Ad esempio, una registrazione può contenere soltanto un campo 1XX; un campo bibliografico 100 può contenere soltanto un sottocampo $a (Nome di Persona), ma può contenere più di un sottocampo $c (Titoli o altri qualificativi associati a un nome). In ogni formato MARC 21, alla fine di ogni campo e sottocampo viene indicata la loro ripetibilità/non ripetibilità con (R) o (NR).

Un carattere di riempimento (ASCII 7C hex), rappresentato in questo documento da una barra verticale (|), può essere impiegato in una registrazione quando il formato specifica che va inserito un codice, mentre il creatore della registrazione decide di non fornirlo. Il carattere di riempimento non dev'essere impiegato nelle posizioni dei caratteri della Leader, delle etichette, degli indicatori o codici di sottocampo. L'uso del carattere di riempimento nelle registrazioni di una banca dati nazionale può anche dipendere dai requisiti del livello nazionale di catalogazione specificati per ogni elemento di dati.

Il codice u (Sconosciuto o non specificato), quando viene definito, precisa che il creatore della registrazione ha tentato di fornire un codice, ma non è stato in grado di determinare un codice appropriato.

Il codice n (Non applicabile), quando viene definito, indica che la caratteristica definita dalla posizione non è applicabile a un tipo d'item o di registrazione in particolare.

Una costante di visualizzazione è un termine, una frase e/o una convenzione di spaziatura o di punteggiatura che può essere generata dal sistema finalizzata a presentare visivamente i dati di una registrazione in modo che risulti significativa per l'utente. Il testo visualizzato non viene riportato nella registrazione ma costituisce una indicazione del significato, basata sull'etichetta, gli indicatori i codici di sottocampi o valori codificati. In ogni formato MARC 21 vengono forniti degli esempi di utilizzo delle costanti di visualizzazione. L'utilizzo e la visualizzazione di queste costanti è determinato da ogni organizzazione o sistema.

In generale, è possibile determinare la responsabilità per i dati di contenuto, la designazione del contenuto e la trascrizione dei dati all'interno di una registrazione MARC 21 esaminando il campo indicato nella sezione riportata di seguito e dedicata alle organizzazioni responsabili. Tuttavia, il contenuto dei dati d'alcuni elementi è limitato quando l'elemento dei dati è assegnato dall'agenzia o proviene da liste controllate.

Nelle registrazioni non modificate, le organizzazioni identificate come fonte di catalogazione originale in 008/39 e/o 040 $c (Agenzia di trascrizione) sono responsabili del contenuto dei dati della registrazione. L'organizzazione identificata come agenzia di trascrizione nel campo 040 è responsabile della designazione del contenuto dei dati.

Nelle registrazioni modificate, le organizzazioni identificate nel campo 040 $a (Agenzia di catalogazione originale) e $d (Agenzia di modifica) sono responsabili collettivamente del contenuto dei dati della registrazione. Le organizzazioni identificate come agenzie di trascrizione o di modifica nel campo 040 $c e $d sono responsabili collettivamente della designazione del contenuto e della trascrizione dei dati.

Un elemento di dati assegnato da un'agenzia è un elemento il cui contenuto è determinato da un'agenzia autorizzata, ad esempio, il campo 222 (Titolo chiave) di cui è responsabile un centro ISSN. Anche se l'elemento viene abitualmente inserito da un'agenzia autorizzata, esso può essere trascritto da un'altra organizzazione.

Alcuni elementi di dati contengono dati provenienti da liste controllate aggiornate da agenzie autorizzate, ad esempio la MARC Code List for Geographic Areas nel campo 043 (Codice dell'Area geografica) del formato bibliografico.

Questi elementi sono indicati a livello del campo o del sottocampo nel formato MARC 21 e possono essere impiegati soltanto valori provenienti dalle liste autorizzate. Se è necessario modificare o aggiungere qualcosa alla lista, occorre consultare l'agenzia competente.

I designatori di contenuto obsoleti non sono inclusi in questo documento. Una lista di questi designatori è disponibile in linea sotto il nome di MARC Field Lists all'indirizzo: http://www.loc.gov/marc/. Designatori di contenuto obsoleti non vengono impiegati in nuove registrazioni; possono invece essere presenti in registrazioni create prima della loro obsolescenza.

0 - Il segno grafico 0 rappresenta il numero zero nelle etichette, nelle posizioni a caratteri fissi e nelle posizioni degli indicatori. Il carattere è distinto dalla lettera maiuscola O impiegata negli esempi o nel testo.

# - Il simbolo grafico # è impiegato per indicare uno spazio (hex 20) nei campi codificati e in altre situazioni particolari in cui la presenza di uno spazio può risultare ambigua.

$ - Il simbolo grafico $ è impiegato come delimitatore (ASCII 1F hex) di un sottocampo. All'interno del testo viene impiegato per indicare, ad esempio, il sottocampo $a.

/ - La barra obliqua e il numero di posizione di carattere vengono impiegati per esprimere posizioni di carattere particolari come nella Leader, ad esempio Leader/06, nella Directory e nel campo 008.

1 - Il segno grafico 1 rappresenta il numero uno (hex 31). Il carattere dev'essere distinto dalla lettera l minuscola dell'alfabeto latino (hex 6C) e dalla lettera alfabetica I maiuscola (hex 49) negli esempi o nel testo.

In questo documento vengono brevemente descritti soltanto gli acronimi e le sigle usati nei Formati MARC 21 concisi. Spiegazioni dettagliate sono disponibili nel documento MARC 21 Specifications for Record Structure, Character Sets, and Exchange Media e/o in una delle cinque pubblicazioni di comunicazioni sul formato MARC 21.

AACR 2 - Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd edition (2002 revision); e manuali di catalogazione base AACR 2
ANSI - American National Standards Institute
DDC - Dewey Decimal Classification
ISBD - International Standard Bibliographic Description
ISBN - International Standard Book Number formulato secondo il Book numbering (ANSI/NISO Z39.21)
ISO - International Organization for Standardization
ISRC - International Standard Recording Code
ISSN - International Standard Serial Number formulato secondo l'International Standard Serial Numbering (ANSI/NISO Z39.9)
LCC - Library of Congress Classification
LCSH - Library of Congress Subject Headings
MeSH - Medical Subject Headings
NISO - National Information Standards Organization
NR - Non ripetibile
R - Ripetibile
STRN - Standard Technical Report Number, Format and Creation (ANSI/NISO Z39.23)

I Formati MARC 21 concisi sono preparati dal Network Development and MARC Standards Office. Qualsiasi domanda sul contenuto di questo documento può essere indirizzata alla Library of Congress, Network Development and MARC Standards Office, 101 Independence Ave., S.E., Washington, DC 20540-4402 (FAX +1-202-707-0115). Si possono anche inviare comunicazioni alla casella di posta elettronica: ndmso@loc.gov.

Gli elementi di dati dei documenti della seguente lista sono stati incorporati in questa edizione dei Formati MARC 21 concisi:

MARC 21 Format for Authority Data (1999 testo base) e Agg. nº 1 (Ottobre 2000); Agg. nº 2 (Ottobre 2001); Agg. nº 3 (Ottobre 2002); Agg. nº 4 (Ottobre 2003); Agg. nº 5 (Ottobre 2004); Agg. nº 6 (Ottobre 2005); Agg. nº 7 (Ottobre 2006)
MARC 21 Format for Bibliographic Data (1999 testo base) e Agg. nº 1 (Ottobre 2000); Agg. nº 2 (Ottobre 2001); Agg. nº 3 (Ottobre 2002); Agg. nº 4 (Ottobre 2003); Agg. nº 5 (Ottobre 2004); Agg. nº 6 (Ottobre 2005); Agg. nº 7 (Ottobre 2006)
MARC 21 Format for Classification Data (2000 testo base) e Agg. nº 1 (Ottobre 2000); Agg. nº 2 (Ottobre 2001); Agg. nº 3 (Ottobre 2002); Agg. nº 4 (Ottobre 2003); Agg. nº 5 (Ottobre 2004); Agg. nº 6 (Ottobre 2005); Agg. nº 7 (Ottobre 2006)
MARC 21 Format for Community Information (2000 testo base) e Agg. nº 1 (Ottobre 2000); Agg. nº 2 (Ottobre 2001); Agg. nº 3 (Ottobre 2002); Agg. nº 4 (Ottobre 2003); Agg. nº 5 (Ottobre 2004); Agg. nº 7 (Ottobre 2006)
MARC 21 Format for Holdings Data (2000 testo base) e Agg. nº 1 (Ottobre 2000); Agg. nº 2 (Ottobre 2001); Agg. nº 3 (Ottobre 2002); Agg. nº 4 (Ottobre 2003); Agg. nº 5 (Ottobre 2004); Agg. nº 6 (Ottobre 2005); Agg. nº 7 (Ottobre 2006)